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Para lançar receitas e despesas no controle financeiro, registre cada movimentação com data, valor, conta, forma de pagamento, banco ou caixa, cliente ou fornecedor, data de vencimento e data de pagamento. Lance assim que a venda ou a compra acontece, mesmo que o dinheiro só entre ou saia depois: o que está sem data de pagamento é conta a receber ou a pagar.
Quais campos um lançamento precisa ter?
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Data do lançamento | Quando a venda ou a compra aconteceu |
| Grupo e conta | Classificam o lançamento no plano de contas |
| Valor | Quanto entra ou sai |
| Forma de pagamento | Pix, dinheiro, boleto, cartão em 3x… |
| Banco ou caixa | Em qual conta o dinheiro entra ou sai |
| Centro de custo | Loja, filial, canal ou projeto, se você separa por centro de custo |
| Cliente ou fornecedor | Com quem foi a movimentação |
| Data de vencimento | Quando o dinheiro deve entrar ou sair |
| Data de pagamento | Quando o dinheiro entrou ou saiu de fato |
| Observação | Número da nota, do pedido ou o que ajudar a lembrar |
As duas datas são o que faz um controle simples virar um controle de verdade. Com elas, a mesma tabela mostra o que já aconteceu (tem data de pagamento) e o que está por vir (só tem vencimento).
Como lançar, passo a passo
- Lance no dia em que acontece. Vendeu, comprou, recebeu uma conta: lance. Deixar para o fim do mês é a origem da maioria dos erros.
- Escolha a conta certa. Em caso de dúvida, siga a regra escrita no seu plano de contas.
- Informe o vencimento. Para uma venda à vista, o vencimento é o próprio dia. Para um boleto, a data do boleto.
- Deixe a data de pagamento em branco até o dinheiro entrar ou sair. Quando acontecer, preencha a data.
- Confira com o extrato pelo menos uma vez por semana, na conciliação bancária.
Como lançar vendas e compras parceladas?
Lance uma linha por parcela, cada uma com o seu vencimento. Uma compra de R$ 3.000 em 3 boletos vira três lançamentos de R$ 1.000, vencendo em 30, 60 e 90 dias.
Assim, o fluxo de caixa mostra cada parcela no mês certo, e as contas a pagar e a receber mostram quanto ainda falta.
No cartão de crédito, cada parcela cai na conta em um mês diferente e já descontada a taxa. Veja como calcular as taxas da maquininha.
O que é transferência entre contas e como lançar?
Transferência é quando o dinheiro passa de uma conta da empresa para outra: do caixa para o banco, de um banco para outro, da conta digital para a conta principal.
Transferência não é receita nem despesa. Se você lançar como despesa numa conta e receita na outra, o faturamento e os gastos ficam inflados. Lance como transferência: sai de uma conta e entra na outra, sem mexer no resultado.
Erros comuns nos lançamentos
- Lançar só quando paga ou recebe. Você perde a visão do que está por vir.
- Lançar a venda parcelada como um valor só, no mês da venda.
- Usar a conta “Outros” para tudo. Se ela passa de 5% do total, está escondendo informação.
- Esquecer tarifas, juros e taxas, que só aparecem no extrato.
- Lançar transferências como receita ou despesa.
- Não marcar o pagamento. A conta paga continua aparecendo como em aberto e o saldo fica errado.
Como lançar em uma planilha simples?
Monte uma tabela com uma coluna para cada campo acima e uma linha por lançamento. Para saber se cada linha está paga, em aberto ou atrasada, com o vencimento em H2 e o pagamento em I2:
=SE(I2<>"";"Pago";SE(H2<HOJE();"Atrasado";"Em aberto"))
Em inglês, as funções são IF e TODAY. Se quiser um modelo pronto para começar, baixe a planilha de fluxo de caixa grátis.
Como são os lançamentos na Planilha de Controle Financeiro?
Na Planilha de Controle Financeiro, a tela de lançamentos tem três botões: receitas, despesas e transferências. Ao lado, dois gráficos mostram quantos lançamentos de receitas e de despesas foram feitos, quantos já foram quitados e quantos estão em aberto.
Cada lançamento é feito num formulário, com listas para escolher o grupo, a conta, a forma de pagamento, o banco ou caixa, o centro de custo e o cliente ou fornecedor, todos vindos dos cadastros. Você informa o valor, o vencimento e, quando quitar, a data de pagamento. Embaixo, a lista mostra os lançamentos já feitos, para conferir, alterar ou excluir.
No exemplo, uma compra de mercadoria no boleto parcelado aparece com uma linha por parcela, cada uma com o seu vencimento. O lançamento de receitas funciona do mesmo jeito.
Todos os relatórios e o dashboard saem desses lançamentos, sem digitar nada de novo.
Perguntas frequentes
Devo lançar pela data da venda ou pela data em que o dinheiro entra?
Pelas duas. A data do lançamento é a da venda, o vencimento é quando o dinheiro deve entrar e a data de pagamento é quando entrou. Cada relatório usa a data que faz sentido para ele.
Como lançar uma despesa paga com o cartão de crédito da empresa?
Lance cada compra na conta certa (material, combustível, marketing) com o vencimento da fatura. Assim você sabe no que gastou e quando o dinheiro vai sair.
Com que frequência devo lançar?
Todo dia, ou no mínimo uma vez por semana. Quanto mais tempo passa, mais difícil lembrar do que era cada valor.
Preciso lançar as retiradas dos sócios?
Sim, numa conta própria de retiradas. Elas tiram dinheiro do caixa e, se não forem lançadas, o saldo da planilha nunca bate com o do banco.
