Neste artigo
- Para que serve o plano de contas?
- Qual a diferença entre plano de contas contábil e gerencial?
- Exemplo de plano de contas para pequena empresa
- Como montar o plano de contas, passo a passo
- Como usar o plano de contas no Excel?
- Como fica o plano de contas na Planilha de Controle Financeiro?
- Perguntas frequentes
O plano de contas é a lista de categorias usadas para classificar cada receita e cada despesa da empresa. Ele é organizado em grupos (como Pessoal, Despesas administrativas, Receita com vendas) e, dentro de cada grupo, em contas (como Salário, Aluguel, Vendas na loja). Com ele, todo lançamento cai em um lugar certo, e os relatórios mostram para onde o dinheiro vai.
Para que serve o plano de contas?
Sem um plano de contas, cada pessoa lança do seu jeito: uma escreve “luz”, outra “energia”, outra “conta de luz da loja”. No fim do mês, é impossível somar.
Com o plano de contas definido, você consegue:
- saber quanto gasta em cada grupo, como pessoal, impostos ou marketing;
- montar a DRE gerencial, que é feita somando os grupos;
- comparar meses e anos, porque as categorias são sempre as mesmas;
- comparar o previsto com o realizado em cada linha.
Qual a diferença entre plano de contas contábil e gerencial?
O plano de contas contábil é usado pelo contador, segue as normas de contabilidade e tem ativo, passivo, patrimônio líquido, receitas e despesas, com códigos de vários níveis.
O plano de contas gerencial é mais simples e é feito para o dono do negócio. Ele só precisa das receitas e despesas, com os nomes que fazem sentido na sua rotina. É dele que este artigo trata.
Exemplo de plano de contas para pequena empresa
Receitas
| Grupo | Contas |
|---|---|
| Receita com vendas | Vendas na loja, vendas no site, vendas em marketplace |
| Receita com serviços | Instalação, manutenção, consultoria |
| Outras entradas | Aporte dos sócios, rendimentos, empréstimos recebidos |
Despesas
| Grupo | Contas |
|---|---|
| Despesas com mercadoria | Fornecedores, frete de compra |
| Despesas com vendas | Comissões, taxas de cartão, embalagens |
| Pessoal | Salários, férias, 13º, FGTS, vale-transporte |
| Despesas administrativas | Aluguel, energia, internet, contador, material de escritório |
| Despesas tributárias | DAS, ISS, ICMS e outros impostos |
| Marketing | Anúncios, site, materiais impressos |
| Despesas financeiras | Tarifas bancárias, juros, IOF |
| Investimentos | Equipamentos, móveis, reformas |
| Retiradas | Pró-labore e distribuição de lucros |
Use como ponto de partida e adapte. Um salão de beleza vai ter contas de produtos e comissões de profissionais. Uma transportadora vai ter combustível, pneus e manutenção.
Como montar o plano de contas, passo a passo
- Liste os gastos dos últimos três meses. Pegue o extrato do banco e da maquininha e anote cada tipo de saída e de entrada.
- Agrupe por natureza. Junte o que é parecido: tudo de pessoal, tudo de impostos, tudo de estrutura.
- Dê nomes claros. Prefira “Energia elétrica” ao nome da distribuidora; o fornecedor pode mudar, a conta não.
- Não crie contas demais. Uma conta que recebe um lançamento por ano provavelmente cabe em outra.
- Separe o pessoal do empresarial. Retiradas dos sócios são uma conta própria, não uma despesa da operação.
- Escreva uma regra para os casos de dúvida. Por exemplo: “frete de compra vai em Despesas com mercadoria; frete de entrega ao cliente vai em Despesas com vendas”.
- Revise uma vez por ano. Inclua contas novas no começo do ano, para não quebrar a comparação entre os meses.
Como usar o plano de contas no Excel?
Crie uma aba Contas com duas colunas: Grupo e Conta. Na tabela de lançamentos, use Dados > Validação de Dados > Lista apontando para a coluna de contas. Assim ninguém digita uma conta que não existe.
Para trazer o grupo automaticamente a partir da conta escolhida em C2:
=PROCV(C2;Contas!B:C;2;0)
Aqui a aba Contas tem a conta na coluna B e o grupo na coluna C. Para somar um grupo inteiro no mês, use SOMASES, como no exemplo da DRE gerencial. Em inglês, as funções são VLOOKUP e SUMIFS.
Como fica o plano de contas na Planilha de Controle Financeiro?
Na Planilha de Controle Financeiro, há dois cadastros: contas de receitas e contas de despesas. Em cada um, você escolhe o grupo de contas e dá o nome da conta. Os grupos e as contas são seus: crie, altere ou exclua quando quiser.
No exemplo acima, a despesa “Comissão” está no grupo “Despesas com vendas”, e “DAS” e “GARE” estão em “Despesas tributárias”. Do lado das receitas, as vendas da loja, do site e do marketplace ficam no mesmo grupo, “Receita com venda”, mas em contas separadas.
Depois, ao lançar uma receita ou despesa, você escolhe o grupo e a conta numa lista. A DRE resumo, a DRE detalhada e o gráfico de despesas do dashboard já saem organizados por esses grupos.
Perguntas frequentes
Quantas contas um plano de contas deve ter?
Para uma pequena empresa, algo entre 20 e 40 contas costuma ser suficiente. Mais importante que a quantidade é que cada lançamento tenha um lugar claro.
Posso mudar o plano de contas no meio do ano?
Pode, mas evite. Se mudar, os meses anteriores ficam com outra classificação e a comparação perde o sentido. Prefira incluir contas novas no começo do ano.
O MEI precisa de plano de contas?
Não é obrigatório, mas ajuda muito. Um plano simples, com 10 a 15 contas, já mostra quanto sobra de verdade e separa o que é da empresa do que é pessoal.
Onde entra a retirada do sócio?
Em uma conta própria, como “Pró-labore” ou “Retirada dos sócios”. Assim você enxerga quanto a operação gera antes das retiradas. Veja também a planilha de fluxo de caixa grátis, que separa aportes e retiradas dos sócios.
