Neste artigo
- Por que controlar cada conta separadamente?
- Quais contas cadastrar?
- Como calcular o saldo de cada conta?
- Como lançar transferências entre contas?
- Dicas para o controle do caixa em dinheiro
- Como separar a conta da empresa da conta pessoal?
- Como funcionam os bancos e caixas na Planilha de Controle Financeiro?
- Perguntas frequentes
Para fazer o controle de contas bancárias da empresa, cadastre cada conta (bancos, contas digitais e o caixa em dinheiro) com o saldo inicial, informe em todo lançamento por qual conta o dinheiro entrou ou saiu e lance as transferências entre elas. Assim você sabe o saldo de cada conta a qualquer momento e o total disponível na empresa.
Por que controlar cada conta separadamente?
Muitas empresas têm o dinheiro espalhado: uma conta no banco tradicional, uma conta digital, a conta da maquininha de cartão e o dinheiro do caixa da loja. Olhar só o total esconde problemas:
- uma conta fica negativa e paga juros enquanto outra tem dinheiro parado;
- o boleto é programado na conta errada e volta;
- o dinheiro do caixa some aos poucos e ninguém percebe.
Com o saldo de cada conta, você move o dinheiro para onde ele vai ser usado antes de pagar juros.
Quais contas cadastrar?
| Conta | Exemplo |
|---|---|
| Banco principal | Conta corrente onde caem os boletos e saem os pagamentos |
| Conta digital | Conta usada para Pix e pagamentos online |
| Conta da maquininha | Onde caem as vendas no cartão antes de ir para o banco |
| Caixa | Dinheiro em espécie na loja |
| Aplicações | Reserva de emergência, se você quiser acompanhar junto |
Cadastre cada uma com o saldo inicial: o valor que ela tinha no dia em que você começou o controle. Pegue esse número do extrato ou conte o dinheiro do caixa.
Como calcular o saldo de cada conta?
Saldo = saldo inicial + entradas − saídas ± transferências
No Excel, com a conta na coluna D, o tipo (Entrada ou Saída) na coluna B, o valor na coluna E, a data de pagamento na coluna G e o saldo inicial da conta em K2:
=K2+SOMASES(E:E;D:D;"Banco 1";B:B;"Entrada";G:G;"<>")-SOMASES(E:E;D:D;"Banco 1";B:B;"Saída";G:G;"<>")
O critério G:G;"<>" faz a fórmula contar só o que já foi pago ou recebido. Em inglês, a função é SUMIFS.
Como lançar transferências entre contas?
Quando você leva o dinheiro do caixa para o banco ou passa de uma conta para outra, o total da empresa não muda. Por isso, a transferência não é receita nem despesa: lance como saída de uma conta e entrada na outra, marcadas como transferência. Veja mais em como lançar receitas e despesas.
Dicas para o controle do caixa em dinheiro
- Conte o caixa todo dia e compare com o saldo da planilha.
- Registre as retiradas para troco, pequenas compras e sangrias.
- Deposite com frequência. Quanto menos dinheiro parado no caixa, menor o risco.
- Use um modelo simples para o dia a dia, como a planilha de controle de caixa diário.
Como separar a conta da empresa da conta pessoal?
Tenha uma conta só para a empresa e pague as despesas pessoais com a sua conta pessoal. Quando precisar tirar dinheiro, faça uma transferência e lance como retirada dos sócios ou pró-labore. Misturar as duas é um dos erros que mais atrapalham o controle de pequenas empresas.
Como funcionam os bancos e caixas na Planilha de Controle Financeiro?
Na Planilha de Controle Financeiro, você cadastra cada caixa ou banco com o nome e o saldo inicial.
Em cada lançamento, você escolhe numa lista o caixa ou banco por onde o dinheiro passou. As transferências entre contas têm um lançamento próprio. A partir daí:
- o dashboard mostra o total de bancos e caixas e a necessidade de caixa;
- a conciliação mostra o saldo dia a dia de um caixa ou banco, ou de todos juntos;
- o fluxo de caixa lista as movimentações de um período por caixa ou banco.
Para conferir os saldos com o extrato, veja o passo a passo da conciliação bancária.
Perguntas frequentes
O saldo da planilha precisa bater com o do banco?
Sim, considerando só o que já foi pago ou recebido. Se não bater, há algum lançamento faltando ou errado. A conciliação ajuda a achar a diferença.
Devo cadastrar o cartão de crédito como uma conta?
Não é necessário. As compras no cartão podem ser lançadas como despesas com o vencimento da fatura, saindo da conta que paga a fatura.
Como começar o controle no meio do ano?
Use como saldo inicial o saldo de cada conta no dia em que começar e lance daí em diante. Não precisa lançar os meses anteriores.
Preciso de uma conta para cada maquininha?
Se as vendas no cartão caem direto no banco, não. Se ficam numa conta da empresa de cartão antes de ir para o banco, vale cadastrar essa conta e lançar a transferência quando o dinheiro for para o banco.
