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Para controlar contas a pagar e a receber, registre cada conta com valor, vencimento e data de pagamento, e confira toda semana o que vence nos próximos dias e o que está em atraso. Com as duas listas juntas, você enxerga se o dinheiro que vai entrar cobre o que vai sair, antes de faltar caixa.
O que são contas a pagar e contas a receber?
Contas a pagar são as obrigações da empresa que ainda vão vencer: fornecedores, aluguel, impostos, salários, parcelas de empréstimo. Contas a receber são os valores que clientes ainda vão pagar: vendas a prazo, boletos, parcelas no cartão.
Elas são duas faces do mesmo controle. Uma empresa pode ter muito a receber e, mesmo assim, atrasar contas, se os recebimentos caírem depois dos pagamentos.
Por que controlar as duas juntas?
- Evita juros e multas. Uma conta esquecida custa mais caro do que deveria.
- Mostra quando vai faltar dinheiro. Se numa semana vence mais do que entra, você sabe com antecedência.
- Ajuda a negociar prazos. Ao ver as datas lado a lado, fica claro se vale pedir mais prazo ao fornecedor ou receber antes do cliente.
- Reduz a inadimplência. Uma lista de recebimentos em atraso vira a sua rotina de cobrança.
Quais campos usar no controle?
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Data do lançamento | Quando a conta foi registrada |
| Cliente ou fornecedor | Com quem é a conta |
| Descrição e conta | O que é: venda, aluguel, compra de mercadoria |
| Valor | Quanto pagar ou receber |
| Vencimento | Até quando |
| Data do pagamento | Fica em branco até a conta ser paga ou recebida |
| Forma de pagamento | Pix, boleto, cartão, dinheiro |
| Situação | Em aberto, pago ou atrasado |
A data do pagamento é o campo mais importante: enquanto ela estiver vazia, a conta continua em aberto.
Como montar o controle no Excel?
- Faça uma tabela para cada lista, uma de contas a pagar e outra de contas a receber, com os campos acima.
- Lance as contas assim que surgirem, não só no dia de pagar.
- Calcule a situação automaticamente. Com o vencimento na coluna E e a data do pagamento na coluna F:
=SE(F2<>"";"Pago";SE(E2<HOJE();"Atrasado";"Em aberto"))
Em inglês: =IF(F2<>"","Paid",IF(E2<TODAY(),"Late","Open")).
- Conte os dias de atraso das contas em aberto:
=SE(F2="";MÁXIMO(0;HOJE()-E2);"")
Em inglês, as funções são IF, MAX e TODAY.
- Filtre por situação para ver só o que está atrasado, e ordene pelo vencimento.
Como evitar atrasos no dia a dia?
- Tenha um dia fixo na semana para conferir os vencimentos dos próximos 7 dias.
- Lance as parcelas de uma vez. Uma compra em 5 vezes vira 5 linhas, cada uma com seu vencimento.
- Cobre logo no primeiro dia de atraso. Quanto mais tempo passa, mais difícil fica receber.
- Alinhe os prazos. Se você paga o fornecedor em 30 dias, tente não vender a prazo em 60.
Veja um exemplo de descompasso, com números ilustrativos: a loja vende R$ 20.000 a prazo e recebe em 60 dias, mas paga as mercadorias em 30 dias. No mês 2 ela precisa pagar o fornecedor sem ter recebido do cliente. Com as duas listas juntas, isso aparece antes de virar falta de caixa.
Baixe as planilhas grátis
Para começar com modelos simples, baixe as duas planilhas.
A planilha de contas a pagar é uma lista para registrar cada conta com vencimento e valor:
A planilha de contas a receber tem as abas de títulos e clientes e um resumo com o total lançado, o recebido, o saldo, o valor vencido e a inadimplência:
Para os recebimentos, também há a planilha de controle de recebimentos.
Como fazer isso com a Planilha de Controle Financeiro?
Na Planilha de Controle Financeiro, as contas a pagar e a receber saem dos próprios lançamentos de receitas e despesas. Você registra a conta com vencimento e deixa a data de pagamento em branco. Ao informar o pagamento, ela sai da lista de pendentes.
O relatório de contas a receber e a pagar lista as contas de um período, com vencimento, forma de pagamento, caixa, centro de custo, cliente ou fornecedor e valor:
O dashboard da planilha mostra o total a receber e a pagar, quanto está em atraso e, ao abrir o arquivo, avisa se há contas vencidas. O mesmo lançamento também alimenta o fluxo de caixa e a DRE, sem digitar duas vezes.
Veja mais modelos na categoria contas a pagar e receber.
Perguntas frequentes
Contas a pagar e a receber entram no fluxo de caixa?
Sim. As contas em aberto formam a parte projetada do fluxo de caixa: o que ainda vai entrar e sair. Quando são pagas, passam para a parte realizada.
Com que frequência devo atualizar?
O ideal é lançar as contas assim que surgem e conferir os vencimentos uma vez por semana. Empresas com muito movimento costumam conferir todo dia.
Como controlar contas parceladas?
Registre cada parcela como uma conta separada, com o seu vencimento. Assim cada uma aparece na semana certa e fica fácil ver quanto ainda falta pagar ou receber.
O que fazer com um cliente em atraso?
Entre em contato logo no primeiro dia, combine uma nova data e registre o combinado na observação. Se o atraso se repetir, reveja as condições de venda a prazo para esse cliente.
