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A planilha de cadastro de fornecedores reúne os dados de cada empresa ou pessoa de quem você compra: razão social, CNPJ ou CPF, endereço, telefones, e-mail, contato e status. Baixe o modelo grátis em Excel, preencha uma linha por fornecedor e use os filtros para encontrar quem você precisa.
O que tem na planilha?
| Grupo | Campos |
|---|---|
| Identificação | Código, razão social, IE ou RG, CNPJ ou CPF |
| Endereço | Endereço, bairro, CEP, estado e cidade |
| Contato | Telefone, celular, e-mail e nome do contato |
| Situação | Status (ativo ou inativo) |
A planilha vem com linhas de exemplo, para você ver como preencher.
Como preencher, passo a passo
- Apague os dados de exemplo.
- Dê um código para cada fornecedor e não repita.
- Preencha a razão social e o CNPJ como aparecem na nota fiscal.
- Anote o nome da pessoa com quem você fala, no campo Contato.
- Marque como inativo o fornecedor que você não usa mais, em vez de apagar a linha. Assim o histórico continua.
- Use o filtro da coluna Status ou Cidade para montar a lista de quem cotar.
O que mais incluir no cadastro de fornecedores?
Se fizer sentido para o seu negócio, inclua colunas como:
- produtos ou serviços fornecidos, para saber a quem pedir cotação;
- prazo de pagamento combinado, como 28 dias ou 30/60/90;
- prazo de entrega médio;
- dados bancários ou chave Pix para pagamento;
- data da última compra.
Para avaliar a qualidade de cada fornecedor, use a ficha de avaliação de fornecedor. Para medir o risco de depender de um fornecedor só, veja a planilha de análise de risco de fornecedores.
Como evitar fornecedores repetidos?
Confira o CNPJ antes de cadastrar. Com o CNPJ na coluna D, a fórmula abaixo mostra quantas vezes ele aparece:
=CONT.SE(D:D;D2)
Um resultado maior que 1 indica cadastro repetido. Em inglês, a função é COUNTIF.
Como o cadastro de fornecedores ajuda no controle financeiro?
No controle financeiro, o cadastro de fornecedores deixa de ser só uma agenda: cada compra e cada pagamento fica ligado a um fornecedor. Assim dá para saber quanto você comprou de cada um no ano, quanto ainda deve a cada um e quais boletos vencem nos próximos dias.
Na Planilha de Controle Financeiro, o cadastro de fornecedores guarda nome, CNPJ ou CPF, estado, cidade, endereço, telefone, e-mail e observações. Depois, o fornecedor é escolhido numa lista ao lançar cada despesa, sem digitar o nome de novo:
Com os lançamentos ligados ao fornecedor, o relatório de movimentação por cliente ou fornecedor mostra tudo o que foi pago e o que está em aberto com cada um, num período que você escolhe:
Para organizar os vencimentos, veja como controlar contas a pagar e a receber.
Perguntas frequentes
Quais dados são obrigatórios no cadastro de fornecedores?
Não há uma lista obrigatória para uso interno. O mínimo útil é razão social, CNPJ ou CPF, telefone, e-mail e o nome do contato.
Com que frequência devo atualizar o cadastro?
Atualize sempre que um dado mudar, como telefone ou endereço, e revise a lista inteira pelo menos uma vez por ano.
Posso usar a mesma planilha para clientes e fornecedores?
Pode, com uma coluna de tipo. Mas listas separadas são mais fáceis de usar. Para clientes, baixe a planilha de cadastro de clientes.
A planilha funciona no Google Planilhas?
Sim. Faça o upload do arquivo no Google Drive e abra com o Google Planilhas.
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