A planilha de matriz GUT em Excel é uma ferramenta utilizada para realizar a análise e priorização de problemas ou situações que requerem ações corretivas ou melhorias em uma empresa ou projeto. A sigla GUT representa os critérios utilizados para classificar cada item a ser avaliado: Gravidade, Urgência e Tendência.
O critério de gravidade é utilizado para avaliar o impacto que o problema ou situação pode causar caso não seja resolvido. É importante atribuir uma nota de 1 a 5, sendo 1 para problemas de menor impacto e 5 para problemas de maior impacto.
Por exemplo, em uma empresa de e-commerce, um problema de gravidade 1 pode ser a falta de um botão de compra em uma página de produto, enquanto um problema de gravidade 5 pode ser a queda do sistema de pagamento, impedindo todas as vendas.
A planilha de exemplo abaixo ilustra como a coluna de gravidade pode ser preenchida:
| Problema | Gravidade |
|---|---|
| Falta de botão de compra | 1 |
| Queda do sistema de pagamento | 5 |
O critério de urgência é utilizado para avaliar a necessidade de resolver o problema ou situação o mais rápido possível. Assim como na gravidade, é atribuída uma nota de 1 a 5, sendo 1 para problemas que podem esperar e 5 para problemas que exigem ação imediata.
Continuando com o exemplo da empresa de e-commerce, um problema de urgência 1 pode ser a falta de uma imagem de produto, enquanto um problema de urgência 5 pode ser a queda do servidor, deixando o site inacessível.
A planilha de exemplo abaixo ilustra como a coluna de urgência pode ser preenchida:
| Problema | Gravidade | Urgência |
|---|---|---|
| Falta de botão de compra | 1 | 3 |
| Queda do sistema de pagamento | 5 | 5 |
O critério de tendência é utilizado para avaliar se o problema ou situação está piorando ao longo do tempo. Novamente, é atribuída uma nota de 1 a 5, sendo 1 para problemas estáveis e 5 para problemas que estão se agravando rapidamente.
No exemplo da empresa de e-commerce, um problema de tendência 1 pode ser a falta de atualização de preços, enquanto um problema de tendência 5 pode ser o aumento constante de reclamações dos clientes.
A planilha de exemplo abaixo ilustra como a coluna de tendência pode ser preenchida:
| Problema | Gravidade | Urgência | Tendência |
|---|---|---|---|
| Falta de botão de compra | 1 | 3 | 1 |
| Queda do sistema de pagamento | 5 | 5 | 5 |
Após preencher a matriz GUT, é possível calcular a pontuação de cada problema ou situação multiplicando os valores de gravidade, urgência e tendência. Quanto maior a pontuação, maior a prioridade de resolução.
Com base na pontuação, é possível definir as ações a serem tomadas. Problemas com pontuação alta devem ser tratados como prioridade, enquanto problemas com pontuação baixa podem ser deixados para um momento posterior.
A planilha de exemplo abaixo ilustra como a coluna de pontuação e ação podem ser preenchidas:
| Problema | Gravidade | Urgência | Tendência | Pontuação | Ação |
|---|---|---|---|---|---|
| Falta de botão de compra | 1 | 3 | 1 | 3 | Implementar botão de compra |
| Queda do sistema de pagamento | 5 | 5 | 5 | 125 | Contatar equipe de TI para solucionar |
A planilha de matriz GUT em Excel é uma ferramenta eficiente para auxiliar na priorização e resolução de problemas ou situações que podem impactar negativamente uma empresa ou projeto. Ao utilizar os critérios de gravidade, urgência e tendência, é possível tomar decisões embasadas e direcionar os esforços para as áreas que mais necessitam de atenção.
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