Excel: 5 Dicas para gestores.

O Excel é uma das ferramentas mais utilizadas por empresas de diversos setores. Suas funções primarias são ótimas para organização e integração com outras ferramentas.

Tarefas complexas ou anotações e analises, o Excel torna isso tudo possível. Mesmo com a evolução da tecnologia, o Excel é usado por mais de 95% das empresas, seja na gestão, finanças ou controle de dados.

Ter proficiência no Excel é uma habilidade básica quase todos os profissionais, principalmente se tratando de gestores.

Nesse artigo vamos te passar algumas dicas de Excel para você (gestor) e sua equipe.

1. Menos é mais.

Muitos profissionais ainda usam o Excel de maneira básica, prezando pela qualidade do visual, mas não pelo layout do mesmo. Ter uma planilha bem feita não é somente sobre a qualidade dos dados presentes, mas também o visual da apresentação.

O mercado mudou, e com isso temos uma demanda que foca em ter dados mais “legíveis” do que apenas a compreensão padrão, que depende da maneira que a comunicação foi utilizada.

Principalmente falando do design, algo com uma “menor” poluição visual é muito mais “interessante” para o leitor da informação.

Hoje temos empresas que entendem essa necessidade, produzindo diferentes apresentações de dados, para cada perfil.

• Não se esqueça dos atalhos.

Mesmo sendo uma ferramenta de uso diário, alguns profissionais insistem em realizar algumas funções do modo difícil.

Veja na imagem abaixo alguns atalhos do Excel que vão facilitar a sua vida:

1. Entenda de formulas avançadas.

Existem várias fórmulas menos utilizadas para Excel, algumas podem ajudar muito no seu trabalho, diminuindo o peso das planilhas. Conhecer essas fórmulas traz um diferencial para a sua empresa e equipe.

• PROCV ou VLOOKUP – serve para buscar um valor verticalmente a partir da primeira coluna de uma tabela. Parece besteira, mas imagina que você possui uma tabela de produtos e quantidades de venda. Em outra aba, você quer buscar a quantidade de vendas de um produto em si. A fórmula PROCV serve justamente para isso. Sua sintaxe é: “=PROCV( valor_buscado ; matriz_tabela ; coluna ;

[intervalo de busca]

)” PROCH ou HLOOKUP – parecido com PROCV ou VLOOKUP, porém a busca é feita horizontalmente a partir da primeira linha de uma tabela. SOMASE, SOMASES, SUMIF ou SUMIFS – serve para somar valores em uma tabela dependendo de diferentes condições. Por exemplo, se você possui uma tabela de vendas e quer somar apenas as vendas do produto “bola de futebol” no mês de janeiro, essas funções são perfeitas para tal.

• Dashboard e VBA.

Os dashboards estão sendo utilizados cada vez mais pelas empresas. O Excel tem 5 macro-grupos de tipos de gráficos: colunas, linhas, pizza, barras (colunas invertidas) e mais alguns (radar,área, rosca, bolhas).

Esses grupos têm uma série de subtipos de gráfico. Cada informação apresentada perfoma melhor em um gráfico especifico.

Também é interessante personalizar as cores do gráfico. Tudo é personalizável, desde a fonte dos eixos até a cor da barra dos gráficos.q

O VBA (visual basics for applications), um recurso de programação que pode ser utilizado no Excel. Com ele você consegue criar macros, abreviações para macro instruções, definir comandos avançados para as suas planilhas com código.

Com o VBA para Excel, você também pode criar userforms para melhorar a navegação do usuário. Usando o VBA, sua planilha pode fazer aplicações simples, como uma mensagem de saudação, até tarefas mais complexas como enviar e-mails personalizados para destinatários diferentes.

O conhecimento de macros não é muito relacionado como Excel.

Portanto, não esqueça que a melhor maneira de aprender, é através de estudo e prática.

Como qualquer ferramenta, o Excel requer muito estudo e prática. Faça pesquisas, use tutorias para tornar o seu trabalho mais eficiente e organizado. Toda informação que você precisa está disponível na internet. Cabe a você escolher o que fazer com essa informação.

Um bom Excel, é um diferencial em qualquer mercado, de qualquer empresa, nunca se esqueça que esse habilidade é uma das poucas que nunca sai de moda.

• Use o cálculo automático

Uma das dicas que também facilita a vida de muitos usuários, o software de calculadora.

Além de criar gráficos, gerenciar planilhas e analisar dados, ele é excelente na hora de fazer contas.

Funções como a AUTOSOMA pode fazer praticamente qualquer conta, divisão até porcentagem. Esqueça a calculadora analógica, e use e abuse das funcionalidades dessa ferramenta.

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