Como criei uma única planilha para controlar 3 estoques em cidades diferentes

Quando o problema vai além da fórmula

Recebi um pedido inusitado de um cliente que tinha três centros de distribuição em cidades diferentes, cada um com seu próprio responsável, estrutura e rotina de abastecimento. Até então, ele usava três planilhas separadas para acompanhar os estoques.

O problema?

• Informações descentralizadas
• Inconsistência de dados
• Dificuldade para tomar decisões rápidas
• E o pior: erros frequentes nas fórmulas por cópias manuais entre abas

Ele me procurou com um desafio:

“Consigo controlar tudo isso em uma única planilha, com visão geral e também separada por cidade?”

A resposta foi sim. E aqui eu vou te mostrar como fiz isso.

A dor por trás da desorganização

Quando o cliente me enviou as planilhas que usava, percebi o que estava acontecendo:

• Cada cidade atualizava uma planilha diferente, sem padrão
• As fórmulas estavam quebrando por causa de cópias erradas
• Não havia alertas automáticos nem validação de entrada
• A consolidação dos dados para tomada de decisão era feita manualmente (e mal feita)

Ou seja: o que parecia ser apenas um problema técnico era, na verdade, um problema de processo e visão de negócio.

A solução: uma planilha, múltiplos estoques, controle total

O projeto que criei tinha três pilares principais:

1. Entrada separada, base única

• Criei uma aba de entrada para cada cidade (Cidade A, Cidade B, Cidade C).
• Cada aba tinha validação de dados, proteção de células e campos obrigatórios.
• Todas as entradas iam para uma base consolidada automática, invisível para os operadores.

2. Dashboard central com visão gerencial

• Painel com filtros por cidade, produto e período
• Gráficos automáticos de giro de estoque e produtos com baixo volume
• Indicadores como:
  • Produtos com menos de X unidades
  • Tempo médio de reposição
  • Estoque mínimo e ideal por local

3. Alerta inteligente via cor e símbolo

• Quando o estoque atingia um nível crítico, a célula mudava de cor
• Ícones visuais indicavam necessidade de reposição
• Tudo isso sem precisar abrir abas ou checar fórmulas

O que ninguém te conta sobre planilhas de estoque distribuído

Muita gente acha que resolver isso é só “colocar umas fórmulas”, mas na prática, o segredo está em:

• Prever os erros humanos (quem vai digitar, o que pode apagar, o que pode errar)
• Criar um padrão de preenchimento simples e intuitivo
• Proteger o que importa e automatizar o que pode dar problema

Se eu não tivesse conversado com os responsáveis por cada cidade, provavelmente teria feito uma planilha complexa demais, e ninguém usaria.

Resultado: controle em tempo real e menos dor de cabeça

Depois de implementar a nova planilha:

✅ Os dados passaram a ser atualizados diariamente
✅ O dono do negócio conseguiu enxergar os três estoques de uma vez só
✅ Os erros de cálculo e preenchimento zeraram
✅ E ele ainda conseguiu economizar R$ 7.500/mês em produtos vencidos por falta de giro

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