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A planilha de controle de estoque é uma ferramenta essencial para qualquer empresário que deseja gerenciar suas mercadorias de maneira eficiente. Neste artigo, vamos explorar o que você pode fazer com uma planilha e como ela pode facilitar seu dia a dia.
Com dicas práticas e estratégias de uso, você vai descobrir como organizar seu estoque e evitar problemas comuns, como a falta de produtos e a perda de vendas.
Controlar o estoque não é uma tarefa que possa ficar em segundo plano. Afinal, se a rotatividade é alta, você pode ficar sem matéria-prima para produzir ou produtos para vender. Já se o giro for lento, mercadorias podem estragar ou ocupar espaço por longos períodos sem saída.
Com a planilha de controle de estoque, é possível otimizar essa gestão. Ela permite registrar entradas e saídas de produtos na empresa, fiscalizar essas etapas e gerenciá-las da forma mais vantajosa possível. Um exemplo está no setor alimentício, onde vale muito o conceito “PVPS”: o Primeiro que Vence é o Primeiro que Sai.
É por meio de uma gestão eficiente nessa área da empresa que o empreendedor consegue identificar informações importantes sobre vendas.
Inclusive, pode-se prever com maior exatidão as necessidades de compras futuras e evitar aquisições em excesso de artigos sem tendência de saída.
Outra vantagem está na própria organização do espaço, facilitando a identificação de itens, e de como isso causa efeitos positivos na produtividade.
E quando o assunto é finanças, a empresa também sai ganhando se há um controle preciso da movimentação no estoque. Enfim, o único motivo pelo qual você não deve usar uma planilha de controle é quando dispõe de uma ferramenta melhor.
Para organizar melhor o controle de estoque, vamos mostrar alguns exemplos de procedimentos que o empreendedor vai utilizar a partir do momento em que aderir a uma planilha.
Esse modelo de planilha Excel podem ser utilizados com o software da Microsoft ou editados online com o Google Planilhas, como preferir. Também há a possibilidade de usar o LibreOffice, que é um pacote gratuito e open-source. Você pode baixá-lo aqui.
Como você pode notar, a planilha possui três abas: “Controle”, “Entrada” e “Saída”. A aba Controle é atualizada automaticamente, de acordo com os dados registrados na Entrada e Saída.
O primeiro passo para utilizar a planilha é selecionar, na aba Controle, o nível mínimo de estoque para a empresa (se houver). Essa será a única alteração da aba Controle.
O restante será atualizado de forma automática, conforme forem inseridas as informações de entrada e saída. Vamos supor que o estoque mínimo para a empresa são cinco unidades do produto.
Em seguida, preencha, na aba Entrada, os itens incorporados ao estoque. O primeiro passo é especificar referências do fabricante para cada item, como modelo e tipo, e depois selecionar quantas unidades foram adquiridas para o estoque em cada dia do mês.
Por exemplo, em uma loja de departamentos, a primeira linha da aba Entrada será destinada a televisores de LED com 32” de uma marca nacional.
Após selecionar o saldo anterior (se houver), insira a quantidade de televisores deste modelo adquirida em cada dia do mês. A coluna “Total” será atualizada automaticamente com a soma de todos os dias do mês.
Agora é hora de preencher a aba Saída, referente à retirada ou venda dos produtos do estoque.
Em primeiro lugar, localize os itens, porque a planilha foi montada de maneira a atualizar automaticamente as referências de descrição e modelo dos produtos. Depois, indique, em cada dia do mês, as peças que saíram do estoque.
Muitas pessoas podem achar que estoque se restringe a mercadorias prontas para serem vendidas ao consumidor final. Isso é um grande engano. Afinal, até mesmo empresas de prestação de serviços precisam organizar o abastecimento.
Por exemplo, uma clínica estética lida com produtos de higiene e beleza, utensílios que podem ser descartáveis, entre outros.
Da mesma forma, agências de marketing e publicidade podem ter uma demanda considerável por papéis adesivos, café, canetinhas, folhas de ofício, entre outros materiais importantes para criação.
Confira abaixo quais são os quatro tipos de estoque com que um negócio deve lidar:
Mas por que é importante entender sobre os diferentes tipos de estoque? Porque cada um deles exige um tratamento diferente, e isso se reflete na quantidade de cada produto que deve se manter armazenada. Pense no caso de um restaurante.
A laranja que ele usa no suco e oferece no buffet é contada separadamente? Se sim, ele precisa conseguir organizar quantas são para cada situação. Se não, precisa integrar as planilhas de estoque de insumos e de produtos prontos para oferta.
A planilha de controle de estoque é quase indispensável na hora de calcular o giro ou rotatividade. Caso você não saiba do que se trata essa operação, explicaremos rapidinho para você. Mas, se quiser uma explicação completa, com o passo a passo do cálculo.
Giro de estoque é um índice ou KPI que calcula quanto tempo uma mercadoria ou insumo de produção fica armazenado antes de ser vendido. Se você vende 2 vezes por semana todo o estoque médio, faz 2 giros de estoque semanalmente.
Só que a rotatividade de estoque (outro nome para essa KPI) é mais que simplesmente um auxílio na gestão. Essa operação é obrigatória para qualquer empresa que armazene produtos ou insumos de produção, principalmente se eles tiverem prazo de validade.
Por sua vez, uma planilha de controle de estoque ajuda a evitar os erros mais comuns dessa operação. Entre eles:
Para ter um domínio completo sobre o armazenamento de mercadorias, é importante conhecer os erros mais cometidos nesse processo.
O giro de estoque é uma operação retroativa, ainda que possa ser usada para planejamento. Mas é mais difícil usar a rotatividade para planejar as primeiras quantidades armazenadas ao começar um negócio ou lançar um produto novo.
Nessa situação, vem a pergunta “quantas mercadorias ou insumos de produção devo manter em estoque?” e nós damos algumas dicas. Para isso, note que a quantidade ideal para a armazenagem depende da categoria do estoque e de vários outros fatores.
Para o produto final, é essencial lembrar da sazonalidade, das quantias vendidas mensalmente e da facilidade e velocidade de reposição.
Além disso, vale ter atenção à capacidade de armazenamento. Em alguns casos, é possível solucionar a falta de espaço fazendo um acordo com o fornecedor para que ele faça entregas de acordo com a demanda.
Mas esse planejamento prévio não vai adiantar de nada se não monitorar com atenção o inventário e controlar devidamente cada entrada e saída de produto. A resposta não vem pronta, pois depende de cada caso – mas com essas dicas, fica mais fácil planejar.
Empreendedores que negligenciam o controle de estoque costumam enfrentar diversos problemas até se convencerem da importância dessa operação. Por exemplo, você investiu para alugar, montar e decorar uma loja física de eletroeletrônicos.
Após colocar dinheiro em marketing e publicidade, o empreendedor começa a perceber um crescimento no movimento de clientes. Um deles se interessa por um drone, produto com a maior taxa de lucro da loja. Ele é atendido pelo vendedor e se convence a adquirir o item ali mesmo.
Chega ao fim um longo, complexo e caro processo de aquisição de clientes. Na hora de consultar o estoque, porém, a surpresa: o item disponível não está disponível porque a última unidade foi vendida há três dias.
Decepção para você e frustração para o cliente, que talvez não retorne ao estabelecimento depois dessa experiência negativa. Não é isso que você deseja para a sua empresa.
Outro exemplo clássico do que pode acontecer se não controlar o estoque é o vencimento dos itens. Em supermercados, o controle de estoque é extremamente rígido porque mercadoria vencida é dinheiro jogado diretamente no lixo.
Mas a comida não é o único produto com prazo para venda. Há itens sazonais, ligados a estações do ano ou a datas comemorativas, que merecem a mesma atenção. Isso inclui coleções de roupas, principalmente para públicos que se preocupam com estarem atuais.
A planilha de controle de estoque é uma ótima ferramenta para o início do gerenciamento desse setor, porém à medida que a empresa for crescendo, ela fica bem limitada nas funções e praticidade.
Para otimizar o controle e gerenciamento da área, é indispensável que o empreendedor não deixe de contar com a tecnologia. Existem várias ferramentas, mas, no topo dessa lista, está a plataforma de gestão integrada Conta Azul Pro, que oferece benefícios como:
Planilha Controle de Estoque com cadastro de produtos, controle de entradas e saidas do estoque, dashboad de estoque e relatórios de estoque, veja vídeo abaixo:
Em resumo, o controle de estoque é fundamental para qualquer negócio que deseja ter sucesso e eficiência.
Utilizar uma planilha de controle de estoque é um excelente primeiro passo que ajuda a organizar entradas e saídas de produtos, permitindo que você tenha uma visão clara do que está disponível.
Além disso, entender os diferentes tipos de estoque e usar as ferramentas adequadas pode prevenir problemas como falta de produtos ou excedentes que podem levar a perdas financeiras.
Portanto, à medida que sua empresa cresce, considere integrar soluções mais robustas que possam atender suas necessidades de gestão de forma mais eficaz e automatizada.
Investir em tecnologia e um bom gerenciamento é a chave para otimizar suas operações e garantir que sua empresa esteja sempre pronta para atender a demanda dos clientes.
Um controle de estoque eficiente evita perdas financeiras, garante que você tenha produtos disponíveis para venda e ajuda a planejar a reposição de itens.
Você pode baixar uma planilha gratuita de controle de estoque, que permite registrar entradas e saídas, e acompanhar o nível de produtos disponíveis.
Os principais tipos de estoque incluem matéria-prima, produtos em produção, produtos finalizados e itens de consumo, como materiais de escritório.
Recomenda-se atualizar a planilha a cada entrada e saída de produtos para garantir que as informações sejam precisas e atualizadas.
Os riscos incluem falta de produtos disponíveis para venda, perda de vendas devido à falta de estoque, e produtos vencidos que podem resultar em prejuízo.
Considere uma solução mais robusta quando o volume de produtos e transações aumentar, pois isso pode otimizar processos e melhorar a eficiência do seu negócio.
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