Como fazer Planilha de Relatórios de Variação de Orçamento

Como fazer Planilha de Relatórios de Variação de Orçamento

Uma planilha de relatórios de variação de orçamento é uma ferramenta essencial para empresas que desejam acompanhar e analisar as diferenças entre os orçamentos planejados e os valores reais. Com essa planilha, é possível identificar desvios, controlar gastos e tomar decisões estratégicas com base em informações precisas e atualizadas.

Passo 1: Definir os objetivos e as categorias

O primeiro passo para criar uma planilha de relatórios de variação de orçamento é definir os objetivos do seu relatório e as categorias que serão analisadas. Por exemplo, você pode querer acompanhar as variações de custos em diferentes departamentos ou projetos.

Para ilustrar esse passo, vamos supor que estamos criando uma planilha de relatórios de variação de orçamento para um projeto de construção. As categorias que iremos analisar são: materiais, mão de obra e despesas gerais.

Passo 2: Criar a estrutura da planilha

O próximo passo é criar a estrutura da planilha, definindo as colunas e linhas que serão utilizadas. Recomenda-se que a primeira coluna seja reservada para a descrição das categorias e as demais colunas para os meses ou períodos que serão analisados.

Na nossa planilha de exemplo, teremos as seguintes colunas: Categoria, Orçamento Planejado, Valor Real, Variação e Percentual de Variação. As linhas serão preenchidas com as informações correspondentes a cada categoria e período.

Passo 3: Preencher os dados

Agora é hora de preencher os dados na planilha. Para isso, você precisará ter acesso aos valores orçados e aos valores reais de cada categoria e período que serão analisados.

No nosso exemplo, vamos supor que o orçamento planejado para materiais no mês de janeiro seja R$ 10.000,00 e o valor real gasto tenha sido R$ 12.000,00. Na coluna de variação, você deve subtrair o valor real do orçamento planejado (R$ 12.000,00 – R$ 10.000,00 = R$ 2.000,00) e na coluna de percentual de variação, você deve calcular a porcentagem dessa variação em relação ao orçamento planejado (R$ 2.000,00 / R$ 10.000,00 = 20%).

Repita esse processo para todas as categorias e períodos que serão analisados.

Passo 4: Formatar a planilha

Para tornar a planilha mais visualmente atraente e fácil de entender, é importante formatar as células, adicionar cores e destacar as informações mais relevantes.

Na nossa planilha de exemplo, você pode utilizar cores diferentes para representar variações positivas e negativas. Por exemplo, variações positivas podem ser destacadas em verde e variações negativas em vermelho.

Passo 5: Analisar os resultados

Após preencher todos os dados e formatar a planilha, é hora de analisar os resultados. Observe as variações de orçamento em cada categoria e período e identifique os principais desvios.

Utilize gráficos e tabelas para visualizar as informações de forma mais clara e identificar tendências ao longo do tempo.

Passo 6: Tomar ações corretivas

Com base nas análises realizadas, é possível identificar ações corretivas que devem ser tomadas para corrigir desvios e manter o orçamento sob controle.

No nosso exemplo, se identificarmos que os gastos com mão de obra estão acima do orçamento planejado, podemos buscar alternativas para reduzir esses custos, como renegociar contratos ou otimizar processos.

Passo 7: Atualizar a planilha regularmente

Por fim, lembre-se de atualizar a planilha regularmente com os novos valores reais e compará-los com os orçamentos planejados. Isso permitirá que você acompanhe a evolução dos gastos ao longo do tempo e faça ajustes quando necessário.

Com uma planilha de relatórios de variação de orçamento bem estruturada e atualizada, você terá informações precisas e relevantes para tomar decisões estratégicas e garantir a saúde financeira da sua empresa.

Exemplo de Planilha de Relatórios de Variação de Orçamento